Hộ chiếu sản phẩm số và bài toán truy xuất nguồn gốc của ngành dệt may Việt Nam

Trong nhiều năm, truy xuất nguồn gốc trong ngành dệt may chủ yếu được nhìn nhận như một yêu cầu phục vụ kiểm soát chất lượng, chứng nhận nguyên liệu hoặc đáp ứng hồ sơ của khách hàng quốc tế. Cách tiếp cận này đang thay đổi khi các thị trường lớn chuyển từ việc yêu cầu doanh nghiệp cung cấp tài liệu theo từng đơn hàng sang xây dựng hệ thống dữ liệu xuyên suốt vòng đời sản phẩm.

Một trong những thay đổi đáng chú ý là cơ chế Hộ chiếu sản phẩm số, thường được gọi là Digital Product Passport, trong khuôn khổ Quy định thiết kế sinh thái đối với sản phẩm bền vững của Liên minh châu Âu. Quy định này không chỉ đặt vấn đề sản phẩm được sản xuất như thế nào, mà còn yêu cầu thông tin về vật liệu, độ bền, khả năng sửa chữa, tái chế và tác động môi trường phải được tổ chức theo cách có thể truy cập và kiểm chứng.

Đối với các doanh nghiệp dệt may Việt Nam, đây không phải là một yêu cầu kỹ thuật tách rời khỏi hoạt động xuất khẩu. Nó liên quan trực tiếp đến cách doanh nghiệp mua sợi, quản lý vải, kiểm soát hóa chất, lưu trữ hồ sơ sản xuất, làm việc với nhà cung cấp và chứng minh các tuyên bố về môi trường. Doanh nghiệp có thể chưa phải triển khai ngay một hộ chiếu sản phẩm hoàn chỉnh cho mọi mặt hàng, nhưng cần chuẩn bị năng lực dữ liệu từ sớm nếu muốn duy trì vị trí trong chuỗi cung ứng toàn cầu.

Hộ chiếu sản phẩm số thay đổi cách thị trường nhìn về hàng dệt may

Quy định về thiết kế sinh thái đối với sản phẩm bền vững của EU, được ban hành dưới dạng Regulation (EU) 2024/1781, tạo khung pháp lý để EU đặt ra các yêu cầu về tính bền vững đối với nhiều nhóm sản phẩm. Quy định được công bố trên Công báo của Liên minh châu Âu vào năm 2024 và thay thế khung thiết kế sinh thái trước đây vốn tập trung chủ yếu vào các sản phẩm liên quan đến năng lượng.

Trong khung mới, EU có thể ban hành các quy định theo từng nhóm sản phẩm. Dệt may và giày dép nằm trong những nhóm được quan tâm do có mức tiêu thụ tài nguyên lớn, vòng đời sản phẩm thường ngắn và tỷ lệ sản phẩm bị thải bỏ cao. Tuy nhiên, các yêu cầu cụ thể đối với từng nhóm hàng phải được xác định thông qua các văn bản triển khai riêng. Vì vậy, doanh nghiệp không nên đồng nhất khung pháp lý chung với việc mọi yêu cầu kỹ thuật đã có hiệu lực ngay lập tức đối với tất cả sản phẩm may mặc.

Về bản chất, hộ chiếu sản phẩm số là một tập hợp dữ liệu gắn với sản phẩm hoặc dòng sản phẩm. Tùy nhóm hàng và quy định cụ thể, dữ liệu có thể liên quan đến thành phần vật liệu, nguồn gốc nguyên liệu, độ bền, khả năng sửa chữa, phụ tùng, phương thức xử lý cuối vòng đời hoặc các chỉ số môi trường. Hộ chiếu có thể được truy cập bằng công cụ số như mã định danh hoặc mã kết nối, nhưng phần quan trọng hơn nằm ở chất lượng, tính nhất quán và khả năng xác minh của dữ liệu phía sau.

Điều này tạo ra sự khác biệt lớn so với việc cung cấp một bộ chứng từ đơn lẻ. Một chứng chỉ hoặc bảng kê nguyên liệu có thể đáp ứng một yêu cầu kiểm tra tại một thời điểm. Hệ thống hộ chiếu sản phẩm số đòi hỏi doanh nghiệp có khả năng liên kết dữ liệu giữa thiết kế, mua hàng, sản xuất, kiểm định, logistics và phân phối. Nếu một thông tin quan trọng chỉ tồn tại dưới dạng bảng tính rời rạc hoặc phụ thuộc vào hồ sơ giấy của nhà cung cấp, việc xác minh sẽ trở nên khó khăn.

Không chỉ là câu chuyện của nhà xuất khẩu trực tiếp

Nhà máy may gia công có thể không bán sản phẩm trực tiếp cho người tiêu dùng châu Âu, nhưng vẫn chịu tác động nếu khách hàng thương hiệu yêu cầu dữ liệu đầu vào. Trên thực tế, một sản phẩm hoàn chỉnh thường liên quan đến nhiều tầng nhà cung cấp: xơ, sợi, vải, thuốc nhuộm, phụ liệu, bao bì và dịch vụ hoàn tất. Chỉ cần một mắt xích không có hồ sơ đáng tin cậy, doanh nghiệp ở công đoạn cuối có thể gặp khó khi chứng minh thông tin về toàn bộ sản phẩm.

Đây là lý do yêu cầu truy xuất nguồn gốc ngày càng dịch chuyển từ cấp nhà máy sang cấp chuỗi cung ứng. Doanh nghiệp may không thể chỉ kiểm soát công đoạn cắt, may, hoàn thiện và đóng gói. Họ cần biết nguyên liệu được mua từ đâu, thông số nào được sử dụng, chứng nhận thuộc về lô hàng nào và dữ liệu có thể đối chiếu với chứng từ thương mại hay không.

Khoảng trống lớn nhất nằm ở dữ liệu nguyên liệu

Trong sản xuất dệt may, dữ liệu thường được hình thành qua nhiều hệ thống khác nhau. Bộ phận mua hàng quản lý đơn đặt hàng; kho theo dõi nhập, xuất và tồn; phòng thí nghiệm lưu kết quả kiểm tra; bộ phận sản xuất ghi nhận định mức; còn bộ phận trách nhiệm xã hội hoặc môi trường quản lý hồ sơ đánh giá. Những dữ liệu này có thể phục vụ tốt cho từng bộ phận, nhưng chưa chắc tạo thành một hồ sơ thống nhất cho sản phẩm.

Ví dụ, một đơn hàng áo sơ mi có thể sử dụng vải pha giữa sợi tự nhiên và sợi tổng hợp. Để cung cấp thông tin đáng tin cậy, doanh nghiệp cần phân biệt tỷ lệ thành phần theo tiêu chuẩn áp dụng, xác định lô vải tương ứng với đơn hàng, liên kết vải với nhà cung cấp sợi hoặc nguyên liệu và lưu lại các chứng từ kiểm tra. Nếu nguyên liệu tái chế được sử dụng, doanh nghiệp còn phải chứng minh nguồn nguyên liệu, phương pháp tính tỷ lệ tái chế và phạm vi của chứng nhận liên quan, thay vì chỉ ghi cụm từ “vải tái chế” trên tài liệu tiếp thị.

Khó khăn tương tự xuất hiện với các tuyên bố về bông hữu cơ, sợi tái sinh, vật liệu có nguồn gốc sinh học hoặc quy trình tiết kiệm nước. Một tuyên bố môi trường chỉ có giá trị khi phạm vi tuyên bố rõ ràng, phương pháp đo lường phù hợp và hồ sơ đủ để bên thứ ba kiểm tra. Việc sử dụng thuật ngữ xanh một cách chung chung có thể tạo rủi ro về tuân thủ và uy tín, đặc biệt khi người mua ngày càng yêu cầu thông tin có thể kiểm chứng.

Liên kết dữ liệu giữa các công đoạn

Để chuẩn bị cho yêu cầu mới, doanh nghiệp cần xác định mã nhận diện thống nhất cho nguyên liệu, bán thành phẩm và thành phẩm. Mỗi lô vải nên có thể liên kết với thông tin về nhà cung cấp, thành phần, ngày nhập, kết quả kiểm tra và các đơn hàng sử dụng lô vải đó. Tương tự, dữ liệu về tiêu thụ điện, nước, hóa chất hoặc phát sinh chất thải cần được gắn với công đoạn và phạm vi đo cụ thể.

Điều này không có nghĩa mọi doanh nghiệp phải triển khai ngay một hệ thống công nghệ phức tạp. Một hệ thống quản trị dữ liệu đơn giản nhưng nhất quán có thể hữu ích hơn một phần mềm đắt tiền mà các bộ phận không sử dụng đồng bộ. Điều cần ưu tiên là xác định dữ liệu nào phải thu thập, ai chịu trách nhiệm, tần suất cập nhật ra sao và cách kiểm tra sai lệch giữa hồ sơ mua hàng với hồ sơ sản xuất.

Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, có thể bắt đầu từ một nhóm sản phẩm xuất khẩu chủ lực. Sau khi quy trình được kiểm nghiệm, doanh nghiệp mới mở rộng sang các dòng sản phẩm khác. Cách làm theo từng bước giúp giảm chi phí ban đầu và cho phép doanh nghiệp phát hiện sớm những điểm không thống nhất trong dữ liệu.

Những tác động có thể xuất hiện trong quan hệ với khách hàng quốc tế

Trong ngắn hạn, yêu cầu về hộ chiếu sản phẩm số có thể làm tăng khối lượng công việc hành chính và kiểm soát nội bộ. Doanh nghiệp phải dành nguồn lực cho việc thu thập chứng từ từ nhà cung cấp, chuẩn hóa tên vật liệu, xác minh chứng nhận và cập nhật thông tin khi thay đổi nguyên liệu. Với các nhà máy có nhiều đơn hàng nhỏ, nhiều mẫu mã hoặc thường xuyên thay đổi nhà cung cấp, chi phí quản trị dữ liệu có thể đáng kể.

Tuy nhiên, tác động không chỉ nằm ở chi phí. Doanh nghiệp có dữ liệu tốt có thể cải thiện khả năng phản hồi khi khách hàng yêu cầu kiểm tra, giảm thời gian tìm hồ sơ và hạn chế rủi ro cung cấp thông tin không nhất quán. Dữ liệu cũng hỗ trợ việc tính định mức, kiểm soát hao hụt và phát hiện những công đoạn tạo ra nhiều lỗi hoặc tiêu thụ tài nguyên bất thường.

Về mặt thương mại, năng lực truy xuất có thể trở thành một tiêu chí phân loại nhà cung cấp. Các thương hiệu quốc tế không chỉ tìm kiếm năng lực may với chất lượng ổn định và giá cạnh tranh, mà còn cần đối tác có thể cung cấp dữ liệu ESG, hồ sơ hóa chất và bằng chứng về nguồn gốc nguyên liệu. Doanh nghiệp thiếu khả năng dữ liệu có nguy cơ chỉ nhận các đơn hàng có giá trị gia tăng thấp hơn hoặc bị phụ thuộc vào yêu cầu của bên mua.

Ngược lại, một hệ thống dữ liệu đáng tin cậy có thể giúp doanh nghiệp Việt Nam tham gia sâu hơn vào các chương trình phát triển sản phẩm bền vững, sản xuất theo đơn đặt hàng có yêu cầu kỹ thuật cao hoặc các chuỗi cung ứng coi trọng minh bạch. Đây là cơ hội, nhưng không tự động xuất hiện chỉ vì doanh nghiệp đã đầu tư phần mềm. Kết quả còn phụ thuộc vào chất lượng dữ liệu, năng lực nhân sự và mức độ phối hợp với nhà cung cấp.

Thách thức đối với tuyên bố môi trường

Hộ chiếu sản phẩm số cũng đặt áp lực lên cách doanh nghiệp truyền thông về tính bền vững. Những thông điệp như “thân thiện với môi trường”, “xanh”, “sạch” hoặc “bền vững” nếu không có phạm vi và căn cứ rõ ràng có thể bị xem là thiếu cơ sở. Doanh nghiệp cần phân biệt giữa một thuộc tính cụ thể của sản phẩm và đánh giá tổng thể về tác động môi trường.

Chẳng hạn, việc sử dụng một tỷ lệ sợi tái chế không đồng nghĩa toàn bộ sản phẩm có tác động môi trường thấp hơn ở mọi khía cạnh. Đánh giá còn có thể liên quan đến độ bền, quy trình nhuộm, năng lượng sử dụng, khả năng tách sợi, phương thức giặt và xử lý sau tiêu dùng. Cách trình bày chính xác hơn là nêu rõ thuộc tính nào đã được chứng minh, theo tiêu chuẩn hoặc phương pháp nào, thay vì đưa ra một kết luận rộng hơn dữ liệu hiện có.

Doanh nghiệp Việt Nam cần chuẩn bị từ đâu?

Việc chuẩn bị nên bắt đầu bằng một cuộc kiểm kê dữ liệu thay vì lựa chọn phần mềm ngay lập tức. Trước hết, doanh nghiệp cần lập danh sách các sản phẩm xuất khẩu, thị trường đích, nhóm nguyên liệu sử dụng và yêu cầu dữ liệu thường xuyên xuất hiện trong hợp đồng hoặc bảng đánh giá của khách hàng. Từ đó, doanh nghiệp có thể xác định khoảng trống giữa thông tin đang có và thông tin cần cung cấp.

Bước tiếp theo là xây dựng từ điển dữ liệu chung. Cùng một loại vật liệu không nên được ghi bằng nhiều tên khác nhau giữa bộ phận mua hàng, kho và sản xuất. Đơn vị đo, mã nguyên liệu, mã nhà cung cấp và cách ghi tỷ lệ thành phần cần được thống nhất. Những quy tắc này có vẻ mang tính hành chính, nhưng lại quyết định khả năng kết nối dữ liệu sau này.

Doanh nghiệp cũng cần phân loại nhà cung cấp theo mức độ quan trọng và rủi ro. Với nguyên liệu chính, nên yêu cầu bộ hồ sơ tối thiểu gồm thông tin về thành phần, nguồn gốc, tiêu chuẩn áp dụng, chứng nhận nếu có và kết quả kiểm tra liên quan. Các chứng nhận cần được kiểm tra phạm vi, thời hạn và sản phẩm được chứng nhận; không nên xem mọi chứng chỉ là bằng chứng bao quát cho toàn bộ chuỗi cung ứng.

Ở cấp nhà máy, cần xác định người chịu trách nhiệm cuối cùng về dữ liệu sản phẩm. Nếu dữ liệu được chia nhỏ mà không có đầu mối kiểm soát, lỗi thường xuất hiện ở những điểm giao nhau giữa các bộ phận. Một nhóm liên chức năng gồm mua hàng, sản xuất, chất lượng, công nghệ thông tin và phát triển bền vững có thể giúp thống nhất quy trình, dù quy mô tổ chức của mỗi doanh nghiệp khác nhau.

Đầu tư công nghệ phải đi cùng chuẩn hóa quy trình

Các công cụ như hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp, phần mềm quản lý sản xuất, nền tảng truy xuất hoặc mã định danh số có thể hỗ trợ doanh nghiệp. Tuy nhiên, công nghệ không thể tự tạo ra dữ liệu đúng nếu quy trình ghi nhận ban đầu thiếu kỷ luật. Một mã QR gắn trên sản phẩm chỉ có ý nghĩa khi thông tin phía sau được cập nhật, có nguồn và phản ánh đúng lô hàng.

Doanh nghiệp nên thử nghiệm trên một dòng sản phẩm có chuỗi cung ứng tương đối ổn định. Trong giai đoạn thí điểm, cần kiểm tra khả năng trả lời các câu hỏi cơ bản: nguyên liệu đến từ đâu, được sử dụng trong đơn hàng nào, thông tin nào đã được xác minh, ai phê duyệt dữ liệu và thời gian truy xuất một hồ sơ là bao lâu. Những câu hỏi này giúp đánh giá năng lực thực tế tốt hơn việc chỉ kiểm tra giao diện của một nền tảng số.

Song song với đó, cần đào tạo nhân sự về khái niệm dữ liệu sản phẩm, kiểm soát phiên bản hồ sơ và bảo mật thông tin thương mại. Không phải mọi dữ liệu đều có thể công khai cho tất cả người dùng. Doanh nghiệp cần phân định thông tin dành cho cơ quan quản lý, khách hàng, đối tác tái chế và người tiêu dùng, đồng thời bảo vệ các dữ liệu nhạy cảm như giá mua, công thức xử lý hoặc danh sách nhà cung cấp.

Chuẩn bị sớm sẽ giúp giảm rủi ro, nhưng không nên chạy theo hình thức

Hộ chiếu sản phẩm số mới chỉ là một phần trong xu hướng rộng hơn về kinh tế tuần hoàn, thiết kế bền vững và trách nhiệm của nhà sản xuất. Tác động thực tế đối với từng doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào nhóm sản phẩm, thị trường xuất khẩu, vai trò trong chuỗi cung ứng và các quy định triển khai cụ thể của EU. Vì vậy, doanh nghiệp cần theo dõi văn bản chính thức thay vì dựa vào các diễn giải thương mại chưa được kiểm chứng.

Điều có thể khẳng định là yêu cầu minh bạch dữ liệu sẽ ngày càng trở nên quan trọng. Khi khách hàng và cơ quan quản lý cần kiểm tra thành phần, nguồn gốc hoặc tuyên bố môi trường, doanh nghiệp không thể chỉ dựa vào kinh nghiệm của một vài nhân sự hoặc hồ sơ được lưu trữ phân tán. Khả năng cung cấp dữ liệu nhất quán sẽ trở thành một phần của năng lực sản xuất và năng lực xuất khẩu.

Đối với ngành dệt may Việt Nam, quá trình này tạo ra sức ép đầu tư nhưng cũng mở cơ hội nâng cấp chuỗi cung ứng. Doanh nghiệp nào xây dựng được nền tảng dữ liệu đáng tin cậy, kiểm soát tốt nhà cung cấp và diễn giải chính xác các thuộc tính bền vững sẽ có lợi thế hơn khi khách hàng quốc tế chuyển sang đánh giá nhà cung cấp bằng cả chất lượng sản phẩm lẫn mức độ minh bạch. Chuẩn bị cho hộ chiếu sản phẩm số, vì vậy, không nên được xem là một chiến dịch đối phó với quy định mới, mà là bước củng cố năng lực quản trị của doanh nghiệp dệt may trong một thị trường ngày càng coi trọng bằng chứng.