Hộ chiếu sản phẩm số và bài toán dữ liệu mới của ngành dệt may Việt Nam

Trong nhiều năm, truy xuất nguồn gốc trong ngành dệt may thường được hiểu là khả năng xác định nhà cung cấp sợi, vải, phụ liệu hoặc công đoạn sản xuất khi khách hàng yêu cầu. Cách tiếp cận này đang thay đổi. Với các quy định mới về thiết kế sinh thái và thông tin sản phẩm tại Liên minh châu Âu, dữ liệu không còn chỉ là tài liệu phục vụ kiểm tra nội bộ hay hồ sơ xuất khẩu. Dữ liệu đang trở thành một phần của chính sản phẩm.

Khái niệm được nhắc đến nhiều trong quá trình thay đổi đó là Digital Product Passport, thường được dịch là hộ chiếu sản phẩm số. Hộ chiếu này có thể chứa các thông tin liên quan đến vật liệu, nguồn gốc, độ bền, khả năng sửa chữa, tái chế và những tác động môi trường của một sản phẩm, tùy theo yêu cầu áp dụng cho từng nhóm hàng. Đối với doanh nghiệp dệt may Việt Nam, đây không phải là một phần mềm đơn lẻ cần mua ngay, mà là bài toán tổ chức lại dữ liệu xuyên suốt chuỗi cung ứng.

Yêu cầu mới có thể tác động đến nhiều doanh nghiệp cùng lúc, từ nhà máy may xuất khẩu, nhà cung cấp vải, cơ sở nhuộm hoàn tất cho đến đơn vị cung ứng sợi và phụ liệu. Doanh nghiệp nào chỉ quản lý thông tin ở khâu cuối cùng sẽ khó trả lời đầy đủ các câu hỏi liên quan đến toàn bộ vòng đời sản phẩm.

Hộ chiếu sản phẩm số hình thành từ thay đổi chính sách nào?

Ngày 13 tháng 6 năm 2024, Liên minh châu Âu ban hành Quy định (EU) 2024/1781 về thiết lập khung quy định cho việc đặt ra các yêu cầu về thiết kế sinh thái đối với sản phẩm bền vững. Văn bản này mở rộng cách tiếp cận so với việc chỉ tập trung vào hiệu suất năng lượng của một số nhóm sản phẩm. Theo quy định, các yêu cầu có thể liên quan đến độ bền, khả năng tái sử dụng, nâng cấp, sửa chữa, bảo trì, tái chế, sử dụng tài nguyên và thông tin sản phẩm.

Quy định cũng tạo cơ sở cho việc thiết lập hộ chiếu sản phẩm số đối với những nhóm hàng được lựa chọn thông qua các biện pháp triển khai cụ thể. Hộ chiếu sản phẩm số không đồng nghĩa với một mẫu nhãn duy nhất áp dụng ngay cho mọi mặt hàng. Nội dung dữ liệu, chủ thể chịu trách nhiệm, cách truy cập và yêu cầu kỹ thuật sẽ phụ thuộc vào nhóm sản phẩm cũng như các văn bản triển khai sau đó.

Đối với ngành dệt may, điều này có ý nghĩa quan trọng vì quần áo, giày dép và các sản phẩm liên quan thường có chuỗi cung ứng nhiều tầng. Một chiếc áo có thể sử dụng sợi từ một nguồn, dệt tại cơ sở khác, nhuộm ở địa điểm thứ ba, cắt may tại nhà máy xuất khẩu và hoàn thiện bằng nhiều loại phụ liệu. Nếu thông tin được lưu giữ rời rạc theo từng đơn hàng, việc tổng hợp để đáp ứng yêu cầu của khách hàng hoặc cơ quan quản lý sẽ tốn nhiều thời gian.

Đây không chỉ là yêu cầu của khâu may

Nhà máy may thường là đơn vị tiếp xúc trực tiếp với khách hàng quốc tế nên dễ trở thành nơi nhận yêu cầu cung cấp thông tin. Tuy nhiên, nhiều dữ liệu quan trọng lại nằm ở các công đoạn trước đó. Thành phần xơ, tỷ lệ vật liệu tái chế, nguồn gốc sợi, quy trình nhuộm, hóa chất sử dụng, mức tiêu thụ nước hoặc hồ sơ chứng nhận thường phải được cung cấp bởi các nhà cung cấp nguyên liệu và gia công.

Vì vậy, doanh nghiệp may không thể giải quyết hộ chiếu sản phẩm số chỉ bằng cách tạo thêm một mã QR trên bao bì. Mã truy cập chỉ là lớp hiển thị. Phía sau mã đó phải là dữ liệu có cấu trúc, có người chịu trách nhiệm, có bằng chứng kiểm chứng và có quy trình cập nhật khi nguyên liệu hoặc nhà cung cấp thay đổi.

Dữ liệu nào có thể trở thành yêu cầu cạnh tranh?

Không phải mọi thông tin về một sản phẩm đều nhất thiết phải công khai cho mọi đối tượng. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên phân loại dữ liệu ngay từ đầu để biết thông tin nào phục vụ khách hàng, thông tin nào phục vụ cơ quan quản lý và thông tin nào cần được bảo mật vì liên quan đến bí quyết sản xuất hoặc quan hệ thương mại.

Nhóm dữ liệu đầu tiên là thông tin nhận diện sản phẩm. Đây có thể gồm mã sản phẩm, phiên bản, lô sản xuất, cơ sở sản xuất và thời điểm sản xuất. Nhóm thứ hai liên quan đến thành phần vật liệu, chẳng hạn loại xơ, tỷ lệ pha trộn, nguồn nguyên liệu và phần vật liệu tái chế nếu có. Nhóm thứ ba liên quan đến quá trình sản xuất, bao gồm các công đoạn chính, cơ sở tham gia và những chứng nhận hoặc hồ sơ kiểm tra phù hợp.

Nhóm dữ liệu tiếp theo gắn với giai đoạn sử dụng và sau sử dụng. Độ bền, hướng dẫn bảo quản, khả năng sửa chữa, khả năng tháo rời và hướng dẫn phân loại sau khi sản phẩm không còn được sử dụng có thể trở nên quan trọng hơn trong các mô hình kinh doanh đề cao kinh tế tuần hoàn. Với nhà bán lẻ, dữ liệu này còn hỗ trợ việc giải thích sản phẩm với người tiêu dùng và quản lý các chương trình thu hồi.

Trong thực tế, thông tin môi trường thường là phần khó chuẩn hóa nhất. Một doanh nghiệp có thể biết lượng điện hoặc nước tiêu thụ tại nhà máy của mình, nhưng chưa chắc có dữ liệu nhất quán từ nhà cung cấp sợi, vải và phụ liệu. Nếu mỗi đối tác sử dụng một phương pháp tính khác nhau, các con số rất khó so sánh. Đây là lý do dữ liệu môi trường cần đi cùng phương pháp đo, phạm vi tính toán và hồ sơ chứng minh, thay vì chỉ được trình bày dưới dạng một con số tách rời.

Truy xuất nguồn gốc không đồng nghĩa với công khai toàn bộ chuỗi cung ứng

Một lo ngại phổ biến của doanh nghiệp là phải công khai tên toàn bộ nhà cung cấp, giá mua hoặc công thức sản xuất. Đây không phải là cách duy nhất để xây dựng hệ thống truy xuất. Doanh nghiệp có thể thiết kế quyền truy cập theo vai trò, trong đó người tiêu dùng nhận được thông tin phù hợp để hiểu sản phẩm, khách hàng nhận được dữ liệu kỹ thuật cần thiết, còn cơ quan đánh giá hoặc quản lý được quyền kiểm tra hồ sơ chi tiết khi có căn cứ.

Điều quan trọng là doanh nghiệp phải xác định rõ dữ liệu nào được tạo ra ở đâu, ai có quyền sửa, ai phê duyệt và thời gian lưu giữ là bao lâu. Nếu một nhân viên có thể thay đổi thông tin vật liệu mà không để lại lịch sử, hệ thống sẽ khó được xem là đáng tin cậy trong một cuộc đánh giá.

Tác động trước mắt đối với doanh nghiệp dệt may Việt Nam

Tác động đầu tiên là chi phí quản trị. Những doanh nghiệp lâu nay sử dụng bảng tính riêng lẻ, trao đổi hồ sơ qua thư điện tử hoặc lưu chứng từ theo từng khách hàng sẽ phải chuẩn hóa mã nguyên liệu, mã nhà cung cấp và cách đặt tên tài liệu. Công việc này không tạo ra doanh thu ngay lập tức nhưng quyết định khả năng phản hồi khi có yêu cầu truy xuất.

Tác động thứ hai là sự thay đổi trong quan hệ với nhà cung cấp. Nhà máy may có thể cần đưa các yêu cầu về dữ liệu vào hợp đồng mua hàng, quy trình đánh giá nhà cung cấp và điều kiện nghiệm thu. Một lô vải không chỉ được xem xét về màu sắc, định lượng hoặc độ co rút; hồ sơ về thành phần và nguồn gốc cũng có thể trở thành một phần của tiêu chí tiếp nhận.

Tác động thứ ba liên quan đến thiết kế sản phẩm. Khi thông tin về độ bền, khả năng sửa chữa và tái chế được quan tâm hơn, bộ phận thiết kế không thể chỉ tối ưu mẫu mã và chi phí nguyên liệu. Việc sử dụng nhiều loại vật liệu pha trộn, phụ kiện khó tháo rời hoặc cấu trúc khiến sản phẩm khó sửa chữa có thể tạo ra thêm vấn đề ở giai đoạn sau sử dụng.

Tuy nhiên, mức độ tác động sẽ không giống nhau giữa các doanh nghiệp. Công ty gia công theo đơn hàng có thể nhận yêu cầu dữ liệu từ thương hiệu quốc tế trước khi có nghĩa vụ trực tiếp theo một văn bản cụ thể. Doanh nghiệp bán sản phẩm dưới thương hiệu riêng lại phải quan tâm đồng thời đến dữ liệu dành cho người tiêu dùng, trách nhiệm pháp lý và tính nhất quán của thông tin trên nhiều kênh bán hàng.

Cơ hội cho doanh nghiệp đã đầu tư vào quản trị sản xuất

Hộ chiếu sản phẩm số thường được nhìn từ góc độ chi phí tuân thủ, nhưng nó cũng có thể tạo lợi ích vận hành. Khi dữ liệu nguyên liệu, lô sản xuất và tỷ lệ lỗi được liên kết, doanh nghiệp có thể phát hiện nhanh hơn nguyên nhân của một vấn đề chất lượng. Khi dữ liệu mua hàng và sản xuất được chuẩn hóa, việc so sánh nhà cung cấp hoặc đánh giá rủi ro thiếu nguyên liệu cũng thuận lợi hơn.

Hệ thống dữ liệu tốt còn giúp doanh nghiệp hạn chế việc đưa ra các tuyên bố môi trường thiếu căn cứ. Thay vì sử dụng những mô tả chung như “xanh” hoặc “bền vững”, doanh nghiệp có thể trình bày cụ thể sản phẩm sử dụng loại vật liệu nào, có hồ sơ nào, phạm vi dữ liệu đến đâu và phần nào vẫn cần cải thiện. Cách tiếp cận thận trọng này có thể làm giảm rủi ro thông tin bị đánh giá là gây hiểu lầm.

Dù vậy, không nên xem số hóa dữ liệu là giải pháp thay thế cho việc cải thiện sản xuất. Một phần mềm không thể biến nguyên liệu không có nguồn gốc rõ ràng thành nguyên liệu có thể truy xuất. Tương tự, việc gắn mã nhận diện không thể tự chứng minh sản phẩm có độ bền cao hoặc tác động môi trường thấp. Công nghệ chỉ giúp ghi nhận và truyền tải thông tin; chất lượng của thông tin vẫn phụ thuộc vào quy trình thực tế.

Doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu?

Bước đầu tiên là lập bản đồ dữ liệu cho một nhóm sản phẩm cụ thể thay vì triển khai đồng loạt. Doanh nghiệp có thể chọn một dòng hàng xuất khẩu chủ lực, xác định các công đoạn từ nguyên liệu đến thành phẩm và liệt kê những hồ sơ đang có. Khoảng trống giữa dữ liệu cần thiết và dữ liệu thực tế sẽ cho thấy vấn đề nằm ở hệ thống nội bộ hay ở nhà cung cấp.

Bước thứ hai là thống nhất từ điển dữ liệu. Các khái niệm như sợi tái chế, vật liệu hữu cơ, thành phần pha trộn, lô sản xuất hoặc cơ sở gia công cần được định nghĩa rõ trong nội bộ. Nếu các phòng ban sử dụng cùng một thuật ngữ nhưng hiểu khác nhau, thông tin đưa lên hệ thống vẫn có thể thiếu nhất quán.

Bước thứ ba là xây dựng quy trình bằng chứng. Mỗi thông tin quan trọng cần gắn với tài liệu hoặc nguồn tương ứng. Khi tỷ lệ vật liệu được công bố, doanh nghiệp cần biết tỷ lệ đó dựa trên hồ sơ nhà cung cấp, kết quả thử nghiệm hay chứng nhận của bên thứ ba. Khi thông tin được thay đổi, hệ thống cần lưu lịch sử để có thể giải thích lý do và thời điểm cập nhật.

Bước thứ tư là thử nghiệm với nhà cung cấp. Một doanh nghiệp khó tạo ra dữ liệu đáng tin cậy nếu đối tác ở các công đoạn trước không có khả năng cung cấp thông tin cơ bản. Thay vì chỉ gửi một danh sách yêu cầu dài, doanh nghiệp nên xác định một bộ dữ liệu tối thiểu, hướng dẫn cách điền và kiểm tra thử trên một số đơn hàng. Kết quả thử nghiệm sẽ cho thấy yêu cầu nào khả thi, yêu cầu nào cần thêm thời gian hoặc hỗ trợ kỹ thuật.

Không nên chờ đến khi khách hàng đưa ra biểu mẫu

Nhiều doanh nghiệp chỉ bắt đầu tập hợp dữ liệu khi nhận được bảng câu hỏi từ thương hiệu hoặc nhà nhập khẩu. Cách làm này giúp giải quyết yêu cầu trước mắt nhưng thường dẫn đến việc cùng một thông tin được trả lời theo nhiều biểu mẫu khác nhau. Về lâu dài, nhân sự phải nhập lại dữ liệu, nguy cơ sai lệch tăng lên và doanh nghiệp khó biết đâu là phiên bản chính thức.

Chuẩn bị sớm không có nghĩa là phải đầu tư ngay một hệ thống phức tạp. Doanh nghiệp nhỏ có thể bắt đầu bằng quy trình thống nhất, mã hóa hồ sơ và phân quyền truy cập rõ ràng. Khi số lượng sản phẩm, nhà cung cấp và thị trường tăng lên, hệ thống mới được mở rộng theo nhu cầu. Điều cần tránh là số hóa một quy trình vốn đã thiếu kiểm soát.

Triển vọng của chuỗi cung ứng dệt may

Hộ chiếu sản phẩm số có thể làm thay đổi cách các bên trong chuỗi cung ứng phân chia trách nhiệm. Nhà máy may sẽ không còn là nơi duy nhất chịu áp lực tổng hợp thông tin. Nhà cung cấp sợi, dệt, nhuộm và phụ liệu có thể phải cung cấp dữ liệu có cấu trúc hơn, trong khi thương hiệu và nhà bán lẻ phải xác định thông tin nào cần thu thập, kiểm tra và công bố.

Xu hướng này cũng đặt ra câu hỏi về khả năng tiếp cận của doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nếu yêu cầu dữ liệu được thiết kế quá phức tạp, chi phí tuân thủ có thể trở thành rào cản đối với các cơ sở ít nhân sự và chưa có hệ thống quản trị số. Ngược lại, nếu các bên thống nhất bộ dữ liệu cơ bản và sử dụng những chuẩn có khả năng kết nối, doanh nghiệp nhỏ có thể tham gia chuỗi cung ứng với chi phí hợp lý hơn.

Ở cấp độ ngành, lợi thế sẽ thuộc về những doanh nghiệp coi dữ liệu là năng lực sản xuất chứ không chỉ là thủ tục đối ngoại. Dữ liệu giúp chứng minh nguồn gốc, nhưng cũng giúp doanh nghiệp hiểu rõ cấu trúc chi phí, mức phụ thuộc vào từng nhà cung cấp và những điểm dễ phát sinh lỗi. Đây là giá trị nội tại ngay cả khi một yêu cầu pháp lý cụ thể chưa áp dụng cho sản phẩm của doanh nghiệp.

Đối với ngành dệt may Việt Nam, thách thức lớn nhất không nằm ở việc tạo ra một giao diện đẹp cho hộ chiếu sản phẩm số. Thách thức là bảo đảm thông tin đi từ nguyên liệu đến thành phẩm có thể kiểm chứng, cập nhật và giải thích được. Doanh nghiệp nào bắt đầu bằng việc làm rõ quy trình, chuẩn hóa hồ sơ và hợp tác với nhà cung cấp sẽ có nền tảng tốt hơn khi các yêu cầu thị trường tiếp tục được cụ thể hóa.